Self Care im Home Office #5: Wie Sie sich in Videokonferenzen optimal präsentieren

02.06.2021 | Wissenswertes

Skype, Zoom, Google Docs, Microsoft Teams – viele Unternehmen halten Meetings nur per Videoschalte ab. Ein Trend, den die Corona-Pandemie deutlich verstärkt hat. Damit Sie sich in Videokonferenzen im Home Office wohl fühlen und professionell präsentieren, haben wir einige Verhaltensregeln zusammengetragen.

Do’s & Don’ts für Ihre Videokonferenz im Home Office

Eine Videokonferenz erfordert genau so viel Vorbereitung wie persönliche Meetings. Karten Noack, Coach und Berater mit Schwerpunkt auf Gespräch und Präsentation, bringt beispielsweise gegenüber Zeit Online die wichtigsten Basics auf den Punkt: “Eigentlich sollten Sie alles Wichtige in einem Halbkreis um sich herum liegen haben, bevor die Videokonferenz beginnt. Also frischen Kaffee, alle nötigen Papiere. Wenn man aufsteht und in Papieren rumraschelt, kommt das (…) nicht gut an. Auch die Kameraeinstellung sollte man vorher getestet haben. Sehen die anderen nur den halben Kopf? Sitzt man zu nah vor der Kamera? Es kann auch etwas gruselig sein, wenn plötzlich eine Hand aus dem Nichts auftaucht.” 

Die Königsdisziplin Ruhe
Ein ruhiger Rückzugsort ist für ein Vertriebsgespräch alternativlos. Achten Sie darauf, dass keine Hintergrundgeräusche stören, auch Familienmitglieder sollten nicht durchs Bild laufen oder Sie ansprechen. „Nicht reinkommen“: Hängen Sie einen Zettel an die Tür, der daran erinnert und erklären Sie im Vorfeld, bis wann Sie nicht gestört sein möchten. Ebenfalls wichtig: Ausreden lassen. Das gilt generell, bei einer Videokonferenz aber noch einmal mehr. Sobald zwei Leute gleichzeitig sprechen, versteht man nichts mehr. Genauso respektlos ist es, so Noack, leise Zwiegespräche mit anderen im Raum zu führen oder nebenbei Kekse zu essen. Schon das Auspacken der Zellophan-Packungen macht dank des Mikrofons der Kamera einen Höllenlärm. Hier kommt das „Muten“ ins Spiel: Schalten Sie Ihr Mikrofon immer dann aus, wenn Sie nur zuhören. Das vermeidet störende Atemgeräusche und bringt Sie auch nicht in Verlegenheit, wenn Sie einmal niesen müssen. Aber bitte nicht vergessen, die Stumm-Schaltung zu deaktivieren, wenn Sie sprechen wollen. 

Die eigene Rolle kennen
Zum Thema Familie sagt Noack: „Wenn die Tochter ins Bild läuft oder der Partner während der Konferenz nach den Socken fragt, kann das für die Kolleginnen und Kollegen süß oder witzig sein – allerdings nur, wenn es nicht zu häufig passiert.” Das sieht Katharina Borchert, Chief Open Innovation Manager bei Mozilla, die ein über die Welt verteiltes Team leitet, etwas entspannter: „Ich persönlich finde es nicht schlimm, wenn der Partner oder das Kind durchs Bild laufen. Es ist gar nicht schlecht, wenn Arbeitskolleginnen und -kollegen auch ein paar private Dinge von den jeweils anderen wissen. Damit überbrücken sie einen kleinen Teil der Distanz, die entsteht, wenn sie sich nicht so oft persönlich sehen. Es ist aber natürlich auch okay, wenn jemand das nicht möchte.” 
 
Wägen Sie also ab, womit Sie sich am besten fühlen beziehungsweise ob die Art, wie Sie sich vor der Kamera präsentieren, zu Ihrer Rolle und Position passt. Eine Faustregel könnte lauten: Weniger Privatheit im Kundengespräch – etwas mehr Privatheit unter Kollegen.  
 
Das Prinzip Ordnung
Der erste Eindruck zählt. Ein Wäscheständer hat im Kundengespräch nichts zu suchen. Gut sind Bücherwände, aber auch ein neutraler Hintergrund. Räumen Sie die Umgebung unbedingt auf und prüfen Sie, ob sich keine unangemessenen Dinge im Sichtfeld befinden. Auch störende Dekoration, Schnappschüsse oder starke Lichtquellen können störend wirken. Einen professionellen Eindruck vermittelt auch ein firmenspezifischer Hintergrund wie eine Stellwand mit Logo etwa. Übrigens: Nicht nur Ihre Schreibtischumgebung, auch Ihr “Desktop” sollte aufgeräumt sein. Zumindest dann, wenn Sie Desktop Sharing nutzen. Stellen Sie zudem unbedingt sicher, dass Sie auf die für das Meeting benötigten Dateien ohne Suchaktion zugreifen können. 
 
Das perfekte Licht
Das richtige Licht lässt uns gut, das falsche Licht schlecht rüberkommen. Der Raum sollte nicht zu dunkel und Sie sollten gut zu sehen sein. Fenster sorgen für angenehm natürliches Licht, wenn es nicht von hinten kommt und Ihr Gesicht in den Schatten stellt. Prüfen Sie unbedingt vor dem Gespräch die Lichtverhältnisse anhand Ihrer Kamerafunktion und optimieren Sie diese entsprechend.
 
Die maximale Aufmerksamkeit
Die wohl wichtigste Regel: Präsenz zeigen heißt auch präsent sein. Das bekräftigt auch Katharina Borchert. Vermeiden Sie daher Ablenkungen jeder Art und betreiben Sie kein Multitasking – das lässt Sie schnell unprofessionell und unhöflich dastehen. Das heißt: Parallel E-Mails schreiben oder eine WhatsApp lesen sind ein absolutes No Go. „Die Versuchung, das zu tun, ist unheimlich groß. Sobald das Mikro ausgeschaltet ist, hört ja keiner mehr, wenn getippt wird.“ Gut, wenn Sie Ihr Smartphone aus- oder stumm schalten und bestenfalls gar nicht erst auf dem Schreibtisch platzieren. 
 
Die Kraft der nonverbalen Kommunikation
Immer wichtig, ob im Gespräch mit Kollegen oder potenziellen Neukunden: Die nonverbale Kommunikation. Blicken Sie in die Kamera, sitzen Sie aufrecht, lächeln Sie und untermalen Sie Aussagen mit passenden Gesten, um Ihr Gegenüber zu überzeugen. Auch der Faktor Kleidung spielt hier mit rein – präsentieren Sie sich professionell und Ihrer Rolle entsprechend. Verzichten Sie auf jeden Fall auf starke Muster – durch die Kameraübertragung haben Karos, Steifen und Co. oft psychedelische Effekte. 
 
Die Technik
Selbstverständlich ist eine stabile Netzwerkverbindung unerlässlich für eine gute Videokonferenz aus dem Home Office. Bei Unsicherheit: Machen Sie vorab einen Testlauf mit Freunden oder vertrauten Kollegen. Auch Kamera und Mikro können und sollten Sie im Vorfeld des Termins prüfen. Davon abgesehen ist ein Headset für Videokonferenzen wesentlich geeigneter als Kopfhörer oder Lautsprecher, weil sie Umgebungsgeräusche filtern, Sie besser zu verstehen sind und sich nicht selbst hören. 
 
Das Gebot der Stunde
Sind Sie Initiator der Videokonferenz, sind Sie bestenfalls überpünktlich, um alle notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Als Teilnehmer sollten Sie Ihren Computer frühzeitig hochfahren um Unpünktlichkeit zu vermeiden. Informieren Sie sich außerdem im Vorfeld, wie die Teilnahme am Videochat funktioniert und behalten Sie dementsprechend Ihre E-Mails und Ihr Videoprogramm schon vor dem angegebenen Startzeitpunkt im Blick.
 
 
In diesem Sinne: Viel Erfolg bei Ihrem nächsten Video Call.
02.06.2021 - Wissenswertes - Yvonne Egberink

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